Archiver, dématérialiser. Ce sont des mots que l'on retrouve dans les stratégies de beaucoup d'entreprises. Or, ces solutions apportent bien souvent plus de problèmes qu'autre chose. Et c'est en lisant ce post que j'ai repensé à ce sujet.

D'abord se pose une question de la pérennité des données. Aujourd'hui, nous devons stocker un nombre de papiers donnés sous leur forme physique : feuilles de salaire, déclaration d'impôts, facture EDF. Certaines d'entres elles ne nous seront jamais utiles alors que d'autres pourront l'être dans 10, 20, 30 voire 40 ans (pensez au jour où vous devrez rassembler tous vos bulletins de salaire pour le calcul de votre retraite ...).

On archive sur papier, mais cela pose problème : perte (et l'augmentation de notre mobilité nous amène à déménager plus fréquemment que par le passé et à potentiellement perdre ces papiers qui sont bien souvent rangés à un endroit bien précis de la maison), vol (cambriolage), destruction (incendie, dégât des eaux, ...).

Depuis quelques années, le discours écologique sermonne les citoyens que nous sommes à ne plus utiliser le papier et à se tourner vers l'archivage numérique. On va donc stocker dans des fichiers tous ces documents. On sauve les castors en consommant moins de papier (enveloppe + papier en question). Cependant, les vraies raisons sont bien souvent économiques (suppression du coût d'envoi qui devient alors quasi-nul - le coût d'hébergement de machines est largement inférieur à un envoi périodique comportant des millions de destinataires).

Se posent alors plusieurs questions : qui doit stocker. L'émetteur ou le récepteur ? Est-ce que c'est votre centre des impôts qui est censé stocker votre déclaration sous format PDF et vous donner les moyens d'accès pendant une durée indéfinie, où est-ce votre responsabilité de vous occuper de son stockage ? Quid des feuilles de salaire où la centralisation sera difficile pour les entreprises privées (et ce, d'autant plus si le centre de gestion ferme : quelle est la pérennité de mes données) ? De ce côté-ci, le débat est ouvert.

Se pose une autre question : quelle stratégie de stockage ? Quelles technologies offrent des capacités aussi durables ? Dans le cas du stockage par des entreprises, on peut utiliser des solutions de fermes de stockage avec de la redondance afin de pallier la perte d'un ou deux disques. Mais dans le cas du particulier, les disques durs ont une durée de vie bien inférieure à la notre, les clés USB se perdent facilement et sont bien trop petites et la les supports amovibles ont souvent une fiabilité et une durée de vie hasardeuses.

Enfin, pour lever la question qui soulève les foules : quid de l'empreinte écologique. Quel est le coût écologique de l'archivage sur plusieurs disques ou DVD dans le cas d'une solution de stockage personnelle ? Et dans le cas de l'archivage par l'emetteur, quelle est la quantité de déchets induite par la mise en place et le maintien d'un service de stockage (car cela utilise plusieurs machines fonctionnant en continu, machines qu'il faut alors alimenter, remplacer et pourquoi pas, soyons fous, recycler).

C'est un sujet complexe, et encore, nous n'avons pas encore abordé les problèmes éthiques qui nous sont chers (format de fichiers, confidentialité, etc). Et ils sont aussi nombreux.

Finalement, peut-être que la bonne vieille feuille de papier n'est pas si mauvaise ...